My, Auraposter, patrzymy na KSeF 2.0 praktycznie, bo firmom liczy się czas. A od 1 lutego 2026 czas liczy się jeszcze bardziej. System już działa, więc warto umieć wejść, znaleźć dokument i pobrać fakturę. Także wtedy, gdy jeszcze nie wystawiasz jej w KSeF, pisze customreceipt.com.
Od kiedy KSeF 2.0 jest obowiązkowy i kogo dotyczy
KSeF 2.0 działa zgodnie z harmonogramem resortu finansów. To znaczy, że część firm już weszła w obowiązek wystawiania faktur. A jednocześnie znacznie szersza grupa ma obowiązek je odbierać.
Według oficjalnych wytycznych:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy firm, które w 2024 r. przekroczyły próg 200 mln zł sprzedaży,
- od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców,
- natomiast odbieranie faktur w KSeF ma być obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r., poza wyjątkami przewidzianymi ustawowo.
Co znaczy „faktura jest doręczona w KSeF”
W KSeF zmienia się jedna rzecz, która potrafi zaskoczyć. Faktura jest uznana za otrzymaną, gdy dostaje numer w systemie. I dzieje się to niezależnie od tego, czy ktoś ją „przeczytał”. To wpływa na obieg dokumentów w księgowości, a czasem także na terminy płatności w praktyce.
„Przedsiębiorcy muszą zmienić swoje nawyki i regularnie sprawdzać KSeF, bo to tam znajdują się dokumenty księgowe” – podkreśla doradca podatkowy.
Jak uzyskać dostęp do KSeF 2.0
Najpierw wybierz narzędzie, bo od tego zależy wygoda pracy. Duże firmy zwykle integrują KSeF z systemem finansowym. Jednak mniejsze podmioty mogą zacząć od bezpłatnych rozwiązań państwowych. I to bez wdrożenia IT.
Najczęściej wybierane opcje to:
- Aplikacja Podatnika KSeF w przeglądarce,
- Aplikacja Mobilna KSeF,
- e-mikrofirma przez e-Urząd Skarbowy.
Logowanie do KSeF krok po kroku: najszybsza ścieżka
Kiedy narzędzie jest wybrane, przechodzisz do logowania. System pozwala dopasować metodę do tego, co już masz. A to ułatwia start, zwłaszcza w JDG.
Najpopularniejsze metody uwierzytelnienia:
| Metoda | Dla kogo jest najwygodniejsza | Co warto wiedzieć |
|---|---|---|
| Profil Zaufany | JDG i mikrofirmy | często działa też przez bankowość |
| Podpis kwalifikowany | firmy z obiegiem podpisów | przydaje się w wielu sprawach |
| Pieczęć kwalifikowana | spółki i większe organizacje | upraszcza pracę w zespołach |
Po logowaniu wpisujesz NIP i wchodzisz do panelu. Następnie wybierasz zakładkę z fakturami. I już możesz filtrować listę.
Gdzie znaleźć faktury w KSeF i jak je pobrać
W większości narzędzi ścieżka wygląda podobnie. Najpierw otwierasz sekcję Faktury. Potem zawężasz wyniki po dacie, NIP kontrahenta albo numerze dokumentu. Na końcu pobierasz fakturę w formacie dostępnym w danym narzędziu.
Jeśli na liście nic nie ma, to też bywa normalne. Szczególnie na początku, gdy kontrahenci dopiero przechodzą na KSeF. Jednak mimo to warto zaglądać regularnie. Bo dokument może „czekać” już w systemie.
Najczęstsze problemy firm z KSeF 2.0 i proste rozwiązania
W pierwszych tygodniach firmy pytają o podobne rzeczy. I zwykle nie chodzi o technikę, tylko o rutynę. Dlatego pomagają trzy krótkie zasady:
Najpierw ustaw w zespole, kto sprawdza KSeF i jak często. Potem ustal, gdzie trafiają pobrane faktury w firmie. Na koniec przetestuj proces na kilku dokumentach, zanim zrobi się tłoczno.
„To ostatni moment, by przetestować system i przygotować firmę na pełne przejście na e-fakturowanie” – zauważa ekspertka ds. podatków.
Co KSeF 2.0 zmienia w praktyce
KSeF nie zabiera firmom pracy. Natomiast przesuwa ją w inne miejsce. Ponieważ dokument przychodzi „do systemu”, to firma musi pilnować odbioru w systemie. A jeśli zrobi to dobrze, zyska porządek oraz mniej chaosu w mailach. Także dlatego warto wdrożyć nawyk już teraz, zanim obowiązek obejmie wszystkich.
