Na pierwszy rzut oka wiele maili brzmi grzecznie i przyjaźnie, pisze Auraposter.pl według BBC. Jednak przy dokładniejszym spojrzeniu pojawia się nadmiar emocji, znaków i usprawiedliwień. Choć intencją bywa otwartość, efekt często okazuje się odwrotny. Jak podkreślają eksperci, drobne nawyki językowe potrafią podważyć profesjonalny wizerunek.
Karierowa coachka Hannah Salton oraz ekspert etykiety William Hanson wyjaśniają, dlaczego piszemy w ten sposób. Co więcej, pokazują, jak takie maile odbierają współpracownicy. W konsekwencji cierpi nie tylko komunikacja, lecz także reputacja i szanse zawodowe.
Wykrzykniki w mailach służbowych
Wielu pracowników długo zastanawia się, jaki znak postawić na końcu zdania. Z jednej strony kropka wydaje się chłodna. Z drugiej strony wykrzyknik ma dodać ciepła. Jak zauważa Hannah Salton, wykrzykniki rzeczywiście sygnalizują pozytywne emocje.
Jednocześnie badania pokazują, że kobiety używają ich znacznie częściej niż mężczyźni. Wynika to z obawy przed oceną jako zbyt bezpośrednie lub stanowcze. Jeden wykrzyknik nie stanowi problemu. Jednak ich nadmiar sprawia, że mail brzmi nienaturalnie. W efekcie odbiorca może odebrać go jako niepewny albo nieszczery.
Emotikony i „buziaki”. Gdzie kończy się profesjonalizm?
Ponieważ w mailach brakuje tonu głosu i mimiki, wiele osób sięga po emotikony. Mają one doprecyzować emocje i złagodzić przekaz. Jak jednak ostrzega William Hanson, symbole te bywają ryzykowne. Każdy interpretuje je inaczej, a to rodzi nieporozumienia.
Zdaniem eksperta, emotikony często nadają wiadomości dziecinny charakter. Przez to nadawca może wyglądać na mniej doświadczonego. Podobnie sprawa wygląda z „buziakami” na końcu maila. Hanson stosuje prostą zasadę: jeśli nie pocałowałbyś tej osoby w policzek w realnym życiu, nie rób tego w mailu.
Zbyt miękkie sformułowania osłabiają autorytet
Zwroty typu „tylko sprawdzam” albo „chciałam zapytać” brzmią niewinnie. Jednak regularne używanie takich fraz sugeruje brak pewności siebie. Z czasem utrwala się obraz osoby wahającej się i mało decyzyjnej.
Jak podkreśla Salton, menedżer powinien łączyć życzliwość z jasnym przekazem. Gdy komunikat staje się zbyt ostrożny, odbiorcy mogą podważać kompetencje nadawcy. Co istotne, dzieje się to często nieświadomie. Nikt nie mówi tego wprost, lecz wrażenie pozostaje.
Co warto usunąć z maili, by brzmieć pewniej
Eksperci zalecają, aby regularnie analizować własną korespondencję. Warto wtedy zwrócić uwagę na elementy, które osłabiają przekaz. Chodzi między innymi o:
- słowa łagodzące na początku zdań, takie jak „tylko” czy „po prostu”;
- nadmierne przeprosiny, nawet gdy nie są konieczne;
- pytania sugerujące niepewność, na przykład „czy wszystko jasne?”;
- zbyt częste wykrzykniki;
- emotikony oraz zbyt poufałe podpisy.
Po usunięciu tych elementów komunikat staje się jaśniejszy. Co ważne, nadal może pozostać uprzejmy i ludzki.
Jak zachować styl, ale nie stracić powagi
Eksperci podkreślają, że nie chodzi o tworzenie suchych, bezosobowych maili. Styl osobisty ma znaczenie i buduje relacje. Jednocześnie nie warto pisać w określony sposób tylko po to, by przypodobać się innym.
Praktyczna wskazówka jest prosta. Obserwuj maile, które sam otrzymujesz. Zauważ, które brzmią pewnie i budzą zaufanie. Dzięki temu łatwiej dopasujesz własny styl, zachowując równowagę między profesjonalizmem a autentycznością.
